10 App e strumenti per il Project Management

Gli strumenti di project management aiutano le persone e i team a gestire e ad organizzare efficacemente attività e progetti. Un tool di project management, se scelto con cura, è in grado di semplificare significativamente il monitoraggio, la pianificazione e l’esecuzione dei progetti a ogni livello organizzativo. Crea trasparenza, in modo che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità e delle proprie task.

Come vedremo nel dettaglio, i tool di project management non si rivolgono esclusivamente ai project manager, ma si adattano anche alle esigenze di team di ogni dimensione e con obiettivi organizzativi diversi. Possono essere applicati a qualsiasi progetto, indipendentemente dal settore o dall’ambito.

Se utilizzati in combinazione con altri software gestionali, aiutano a risparmiare tempo e ridurre i costi.

Dalla pianificazione delle attività alla collaborazione in tempo reale, questi strumenti aiutano a migliorare l’organizzazione, ottimizzare i processi e raggiungere gli obiettivi in modo sempre più efficace.

Scopriamo insieme i vantaggi che possono offrire a team e professionisti.

I vantaggi di utilizzare un tool per la gestione dei progetti

I software di gestione dei progetti offrono diversi vantaggi per chi si trova a coordinare risorse e flussi di lavoro, nonché a gestire tempo e attività in modo collaborativo. 

Ecco alcuni vantaggi principali:

• Pianificazione e schedulazione: una delle funzionalità più utili dei software di gestione progetti è la schedulazione e la pianificazione di attività e compiti. Con il giusto tool, è possibile delegare e pianificare il lavoro, suddividere le responsabilità tra tutti i membri del team e avere tutto in un unico posto, comprese task, micro task, template, workflow, calendari e cartelle.

• Collaborazione: le email non sono più l’unico modo per condividere informazioni all’interno del team. Con uno strumento di project management è possibile richiedere approvazioni e revisioni, assegnare attività, organizzare dashboard, allegare file e commentare direttamente sulle singole attività.

• Documentazione: quando si lavora su più progetti, è normale che alcuni file possano perdersi tra le email e le varie cartelle condivise. Per evitare la dispersione e avere sempre tutto a portata di mano, i software di project management offrono strumenti per modificare, salvare e archiviare i documenti in modo centralizzato, semplificando il lavoro quotidiano.

• Valutazione: alcuni software offrono funzionalità come la reportistica e la gestione delle risorse per aiutare i project manager e i responsabili operativi a valutare e monitorare la produttività e la crescita.

• Lavoro da remoto: i progetti, oggi, non sono più vincolati a una sede fisica o a un reparto. Con team distribuiti in diverse parti del mondo, la gestione può diventare complessa. I software di project management rendono più semplice coordinare le attività a distanza, aiutando i responsabili a mantenere il controllo e a supportare i team in modo efficace, indipendentemente da dove lavorino.

• Gestione del budget: uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di un tool di project management è la sua capacità di gestire ogni risorsa in modo efficiente. Durante il ciclo di vita di un progetto, a volte può verificarsi un errore. Tuttavia, gli strumenti di project management impediscono che i costi di progetto salgano alle stelle.

Vediamo nello specifico gli strumenti più utili per tenere traccia del tempo e ottimizzare la produttività del team.

Strumenti del project manager per monitorare il tempo

Indipendentemente dal ruolo professionale, monitorare come viene impiegato il tempo consente di ottenere informazioni preziose sulla gestione delle energie e delle risorse, offrendo un maggiore controllo sulle proprie attività.

Ricordiamo sempre che il project manager è responsabile di ogni aspetto operativo, dal rapporto con i clienti al marketing, fino alla gestione amministrativa e alla tenuta dei registri.

Monitorare in modo accurato il tempo dedicato a ciascun progetto o attività consente di stabilire tariffe corrette per i servizi offerti ed evitare il sovraccarico in calendario.

Le app di project management per monitorare il tempo facilitano la registrazione delle ore fatturabili, semplificano i processi aziendali e migliorano la produttività. Infatti, i tool più avanzati includono timer integrati e permettono la modifica o l’aggiunta manuale delle ore.

Alcune di queste app integrano inoltre l’intelligenza artificiale per un monitoraggio automatico, consentendo così di focalizzarsi sulle attività principali e rimandare l’analisi dei dati a un momento successivo.

Prima di passare a una selezione delle migliori app per il monitoraggio del tempo, adatte sia a singoli professionisti sia a team di lavoro, è utile considerare alcuni criteri fondamentali per scegliere lo strumento più adatto alle proprie esigenze.

Innanzitutto, è importante che l’app consenta il monitoraggio in tempo reale.

La maggior parte delle soluzioni offre un cronometro integrato che si avvia all’inizio di un’attività e può essere messo in pausa o fermato al termine del lavoro. Questa funzionalità è essenziale per registrare con precisione il tempo effettivamente dedicato a ciascun compito.

Un altro aspetto da valutare è la possibilità di modificare o aggiungere manualmente blocchi di tempo. Può capitare, per esempio, di dimenticare di mettere in pausa un timer durante una pausa pranzo o di non avviarlo all’inizio di una telefonata di consulenza. Le app più avanzate permettono quindi di correggere questi errori, aggiornando il registro del tempo in modo da riflettere con esattezza le ore lavorate e assicurarsi che nulla venga perso o conteggiato erroneamente.

Le funzionalità di reporting rappresentano un ulteriore elemento chiave. Le app più potenti offrono dashboard e report dettagliati, che suddividono il tempo impiegato su base giornaliera, settimanale o mensile, distinguendo per progetto, persona o cliente. Questi report facilitano l’analisi dell’attività lavorativa e la gestione efficiente delle risorse.

È altrettanto importante che l’app consenta di generare fatture o esportare i dati raccolti. Dopo aver tracciato tutto il tempo dedicato alle attività, diventa necessario trasformare queste informazioni in strumenti utili per la gestione amministrativa.

Le migliori app permettono di creare fatture automatiche basate sui dati di monitoraggio o di esportare i report in formati come PDF, CSV o Fogli Google, per condividerli facilmente con colleghi, clienti o contabili.

Per garantire praticità e rapidità, le app più versatili offrono diversi punti di accesso, consentendo di avviare un timer da browser, app per desktop o per dispositivi mobile. Questa flessibilità è fondamentale per adattarsi alle diverse modalità di lavoro e ai contesti più disparati.

Infine, un elemento innovativo da considerare è l’integrazione di funzionalità di intelligenza artificiale. Sempre più app di monitoraggio del tempo sfruttano l’IA per automatizzare il processo, monitorando in modo autonomo le attività o assegnando automaticamente i blocchi di tempo a specifici progetti tramite algoritmi di apprendimento automatico. Questa tecnologia rappresenta un vero valore aggiunto, semplificando ulteriormente la gestione del tempo e consentendo di concentrarsi sulle attività più importanti.

LEGGI ANCHE: 6 errori diffusi nelle agenzie durante la gestione di un progetto

8 strumenti che il project manager può utilizzare per monitorare il tempo

Nell’ambito del project management, tenere traccia del tempo non significa solo registrare le ore: si tratta di ottenere visibilità, migliorare le responsabilità e consegnare i progetti nei tempi previsti.

L’applicazione giusta per il monitoraggio del tempo può snellire i flussi di lavoro, semplificare la fatturazione e aiutare i team a concentrarsi sulle priorità. 

Dagli strumenti intuitivi, capaci di integrarsi facilmente con i software gestionali dei progetti, fino alle piattaforme avanzate dotate di funzionalità complete per la creazione di report avanzati, esistono numerose app di monitoraggio del tempo che ogni project manager dovrebbe conoscere.

Queste soluzioni non solo facilitano la registrazione delle ore lavorate, ma permettono anche di ottimizzare la produttività, migliorare la trasparenza nella gestione delle attività e semplificare la rendicontazione. 

1. Toggl Track
   Uno degli strumenti più intuitivi per monitorare il tempo su progetti e attività, con timer semplici e report dettagliati. Grazie alla sua facilità d’uso, è particolarmente apprezzato da freelance e team che cercano un modo rapido per tenere traccia delle ore.

2. Harvest
   Combina il time tracking con la gestione delle spese e la fatturazione, ideale per chi deve gestire clienti e preventivi. Questa integrazione rende Harvest una soluzione completa per chi vuole un controllo preciso sia delle ore lavorate, sia dei costi associati ai progetti.

3. Clockify
   Soluzione gratuita e versatile che permette di registrare ore lavorate, generare report e analizzare la produttività del team. La sua accessibilità la rende perfetta per team di qualsiasi dimensione che necessitano di uno strumento efficace senza costi aggiuntivi.

4. RescueTime
   Monitora automaticamente il tempo trascorso su app e siti web per aiutarti a capire dove vanno le ore della giornata. Questo approccio automatico consente di identificare facilmente le distrazioni e migliorare la gestione del tempo personale.

5. Hubstaff
   Perfetto per team distribuiti, offre tracciamento del tempo, screenshot automatici e monitoraggio della posizione GPS. Queste funzionalità lo rendono ideale per chi deve coordinare team in remoto e mantenere alta la trasparenza sul lavoro svolto.

6. Everhour
   Si integra con i principali software di project management (come Asana e Trello) per tracciare il tempo direttamente all’interno dei flussi di lavoro. Questa funzionalità permette di mantenere tutto organizzato senza dover passare continuamente da un’app all’altra.

7. Time Doctor
   Strumento completo per il monitoraggio del tempo, con funzioni avanzate di produttività e reportistica dettagliata. È indicato per chi cerca un controllo approfondito delle attività e desidera migliorare l’efficienza individuale e del team.

8. ClickUp Time Tracking
   Parte integrante della piattaforma di gestione progetti ClickUp, consente di registrare ore lavorate senza uscire dall’ambiente operativo. Questo rende il monitoraggio del tempo un processo fluido e integrato, ideale per chi già utilizza ClickUp per coordinare i propri progetti.

Come scegliere il miglior strumento di project management

Ogni software per la gestione dei progetti offre una serie di funzionalità diverse: dalle viste flessibili come portfolio, tabelle o bacheche, fino agli strumenti di analisi, monitoraggio, reportistica, gestione delle risorse e diagrammi di Gantt. 

A prescindere dalla dimensione dell’azienda o dal tipo di lavoro, uno strumento di project management efficace è fondamentale per organizzare e tenere sotto controllo ogni fase del progetto.

Queste piattaforme aiutano project manager e altre figure a gestire i costi, rispettare le scadenze e mantenere il progetto nei limiti prestabiliti.

Per capire davvero come scegliere il software più adatto, è importante approfondire quali funzionalità offre, quali vantaggi può portare e in che modo può migliorare la gestione complessiva del lavoro. 

Per individuare il miglior tool, è utile adottare un approccio chiaro e oggettivo, che permetta di avere una panoramica completa e affidabile. 

Prima di tutto, è importante dare un’occhiata alle recensioni e alle valutazioni degli utenti raccolte da fonti attendibili: queste aiutano a capire il livello di soddisfazione generale e a scoprire eventuali problemi comuni. Poi, bisogna analizzare con attenzione le caratteristiche offerte da ogni prodotto, valutando quanto siano utili e in linea con le esigenze specifiche di chi deve gestire progetti di diversa complessità.

Altro elemento da considerare è la facilità d’uso: un design intuitivo, un’interfaccia chiara e una navigazione semplice possono fare davvero la differenza nell’uso quotidiano.

Non va sottovalutata nemmeno la qualità dell’assistenza clienti, perché un supporto rapido e competente può rivelarsi prezioso sia durante l’installazione che nel momento in cui si presentano problemi.

Naturalmente, occorre valutare anche il rapporto qualità-prezzo, per capire se l’investimento richiesto è giustificato dalle funzionalità offerte. Infine, ascoltare l’esperienza diretta e le opinioni di esperti del settore può dare un punto di vista prezioso, che spesso va oltre ciò che si legge nelle schede tecniche.

Scopriamo quali sono alcuni dei migliori strumenti di project management disponibili sul mercato.

LEGGI ANCHE: Le 4 (+1) C da tenere a mente per sviluppare la tua content strategy

Le 10 migliori app di project management da provare subito

1. Asana
   Vi siete mai chiesti a cosa serve Asana? È uno strumento pensato per aiutare i team a distanza a pianificare, organizzare e monitorare il lavoro in modo semplice e condiviso. Offre funzionalità intuitive come calendari, timeline, gestione delle attività, dashboard e integrazioni con le app più utilizzate. Consente di tenere sotto controllo scadenze e priorità, migliorare la collaborazione e mantenere tutti allineati sugli obiettivi. Grazie alla sua flessibilità, si adatta facilmente a progetti di ogni dimensione e settore.

2. Monday work management
   È una piattaforma flessibile e intuitiva progettata per centralizzare e monitorare le attività in tempo reale. Grazie alla sua interfaccia visiva semplice e ai potenti strumenti di automazione, monitoraggio dei progressi e collaborazione, Monday Work Management consente ad aziende di medie e grandi dimensioni di organizzare al meglio progetti, operazioni e team.

3. ClickUp
   Una piattaforma di produttività completa che ti fa risparmiare tempo riunendo team, attività e strumenti in un unico posto. Offre funzionalità integrate come gestione delle attività, chat, lavagne, fogli di calcolo e collaborazione sui documenti. Puoi creare flussi di lavoro personalizzati per ogni progetto o team e automatizzare facilmente le attività ripetitive grazie a regole condizionali.

4. Jira
   Conosciuto soprattutto per l’integrazione con metodologie agili come Scrum e Kanban, Jira consente ai team di pianificare, monitorare e gestire i progetti grazie a funzionalità come board agili, backlog, roadmap e report avanzati. È altamente personalizzabile per adattarsi a diverse strutture di team e flussi di lavoro. Si tratta di uno strumento versatile che facilita l’organizzazione, la pianificazione degli sprint e lo sviluppo iterativo.

5. Trello
   Trello offre un’ampia gamma di funzionalità ideali per i piccoli team che desiderano gestire le attività in modo semplice ed efficiente. La versione gratuita mette a disposizione tutti gli strumenti essenziali per organizzare in modo lineare attività personali, progetti o flussi di lavoro. Grazie alla sua interfaccia visiva, rappresenta una soluzione efficace per visualizzare e portare avanti le roadmap di progetto in contesti Agile. Consente a tutti gli stakeholder di avere sempre una panoramica chiara dello stato di avanzamento dei lavori.

6. Notion
   Un potente strumento pensato per i team creativi, che mette a disposizione un hub centrale dove organizzare progetti, gestire attività e collaborare in modo semplice. La sua flessibilità permette di personalizzare i flussi di lavoro, tenere traccia dei progressi e raccogliere tutte le informazioni del progetto. Grazie all’integrazione con altri strumenti creativi e ai modelli personalizzabili, Notion è perfetto per chi si occupa di design, content creation e altre attività che richiedono organizzazione e ispirazione.

7. GanttPRO
   Come suggerisce il nome, GanttPRO è un’app di project management pensata proprio per chi vuole lavorare con i diagrammi di Gantt. È spesso indicata come una delle soluzioni più adatte per i principianti, grazie a un’interfaccia intuitiva e a un approccio semplice e diretto alla pianificazione. Offre un set di funzionalità completo ma mai complicato, il che la rende una scelta ideale per chi si avvicina per la prima volta alla gestione dei progetti e desidera familiarizzare con i diagrammi di Gantt senza difficoltà.

8. Teamwork
   Teamwork è un software di project management molto popolare che offre tutto ciò che serve per gestire progetti in modo efficace: dalla pianificazione al monitoraggio del tempo, fino alla gestione delle risorse e del budget. Permette di fare brainstorming con i colleghi, tenere traccia delle scadenze e delle responsabilità e condividere feedback, ovunque si trovi il team. In questo modo aiuta a migliorare la produttività, l’efficienza e la collaborazione, consentendo a tutti di dare il meglio.

9. Basecamp
   Basecamp è una piattaforma di project management pensata per semplificare il lavoro di squadra. Riunisce in un unico spazio attività, discussioni, file e scadenze, così da mantenere tutto organizzato e facilmente accessibile. Grazie alla sua interfaccia chiara e alle notifiche essenziali, aiuta i team a restare allineati senza sentirsi sopraffatti, migliorando la comunicazione e la produttività quotidiana.

10. Zoho Project
    Zoho Projects è una piattaforma di project management che, pur offrendo un piano gratuito, mantiene un livello di funzionalità solido e completo. La versione free consente di organizzare le attività in modo strutturato, assegnare risorse e gestire tempistiche con strumenti avanzati come i diagrammi di Gantt. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla possibilità di monitorare progressi, dipendenze e scadenze, Zoho Projects rappresenta una soluzione efficace per team che vogliono coordinare il lavoro in modo professionale, senza rinunciare alla semplicità d’uso.

LEGGI ANCHE: Digital Strategy: i componenti chiave per strutturare un piano che funzioni