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Come scrivere un’e-mail di follow-up che generi risposte

Una guida pratica con strategie vincenti per convertire i lead, mantenere alta l’attenzione e fidelizzare i clienti

20 Maggio 2025

Un’email di follow-up è un messaggio o una sequenza di messaggi inviati in risposta a delle azioni. Si tratta di uno degli strumenti più potenti per guidare i propri lead verso la conversione. Se scritta nel modo giusto, un’email di follow-up è in grado di stimolare le persone a scegliere un piano a pagamento, magari iniziando con una prova gratuita di un servizio. Può, altresì, invitare le persone a fissare un incontro in ambito B2B, ma anche a lasciare un feedback, ad acquistare un altro prodotto sull’eCommerce e così via.

Se pensiamo che l’80% delle vendite necessita di almeno cinque follow-up prima di concludere un ordine e che il 44% delle persone si ferma dopo il primo tentativo.

In realtà, quando il sollecito avviene nel momento giusto, i clienti hanno il 42% di probabilità in più di acquistare. E non si tratta solo di vendite. Un follow-up serve anche a costruire fiducia prima dell’acquisto e a mantenere il rapporto con il cliente dopo, aumentando così anche il suo valore nel tempo.

Indipendentemente dal settore o dall’offerta, la maggior parte delle vendite richiede dai cinque ai dodici punti di contatto nella pipeline prima di concludere un accordo.

Ecco perché inviare un gentle reminder può fare la differenza. Essere tempestivi in alcuni casi è la chiave per aumentare le conversioni e costruire la fiducia dei clienti nel tempo.

In questo articolo, esploreremo come usare al meglio le email di follow-up quando non riceviamo risposta. Dalle best practice da seguire, alle informazioni essenziali da includere in ogni comunicazione, passando dagli errori più comuni da evitare.

Che vuol dire fare follow up tramite email e perché è importante

Le email di follow-up hanno spesso tassi di apertura più elevati rispetto alle email inviate per la prima volta.

Prima di vedere alcuni passaggi chiave che potranno dare slancio alla tua strategia di email marketing, scopriamone il significato più profondo e da quali elementi è composta una mail di sollecito.

Questo strumento è indispensabile nel marketing digitale, perché permette di rafforzare il legame con i potenziali clienti in modo efficace e mirato. Innanzitutto, aiuta ad aumentare le conversioni: non sempre le persone aprono o notano un’email al primo invio — possono essere impegnate o semplicemente sommerse da una casella di posta elettronica piena di messaggi. Ecco perché inviare un promemoria, ossia una seconda email, può fare la differenza.

Questo ci permette di offrire un valore aggiunto e di accompagnare l’utente in ogni fase del percorso d’acquisto. Oltre a questo, le email di sollecito contribuiscono a costruire fiducia: non si tratta di un singolo tentativo “a freddo”, ma di un vero e proprio dialogo, che dimostra attenzione e cura da parte dell’azienda.

Mostrare interesse costante rafforza la relazione e trasmette al destinatario l’idea di un’azienda orientata davvero al cliente. Un altro vantaggio importante è la possibilità di filtrare il pubblico: chi è davvero interessato tenderà a interagire, mentre chi ha risposto a una call-to-action solo per ottenere qualcosa di gratuito verrà automaticamente escluso.

Questo consente di concentrare gli sforzi su chi ha un reale potenziale. Infine, tutto questo può avvenire in modo automatico: grazie a strumenti di marketing automation, è possibile programmare l’invio di una serie di email che seguano un percorso logico ben preciso, senza dover intervenire manualmente ogni volta.

La tua cold email potrebbe non funzionare per diverse ragioni, vediamo alcuni esempi:

Il contenuto potrebbe non essere sufficientemente pertinente per il potenziale cliente
Potrebbero esserci errori tecnici nell’invio della mail
L’indirizzo email non è stato verificato prima dell’invio
La tempistica dell’email potrebbe essere sbagliata
Oppure potrebbero esserci altri fattori in gioco

Esploriamo da vicino i principali tipi di follow-up e il ruolo che ciascuno invio può avere all’interno di una strategia di comunicazione efficace.

I tipi di email di follow-up

Le email di follow-up non sono tutte uguali. A seconda dell’obiettivo e del momento in cui vengono inviate, possono assumere forme diverse e svolgere funzioni specifiche.

Vediamo tre principali tipologie:

Follow-up di prova gratuita
Ad esempio, le aziende SaaS mettono spesso a disposizione versioni di prova gratuite per consentire agli utenti di testare il software da qualsiasi dispositivo tramite browser. In questo contesto, servono a guidare l’utilizzo del prodotto e a incoraggiare l’upgrade a un piano a pagamento.

I messaggi inviati durante la prova gratuita possono chiedere un feedback sul prodotto e offrire consigli pratici per sfruttarlo al meglio. Inoltre, evidenziano i vantaggi aggiuntivi disponibili con il passaggio a un piano a pagamento.

Follow-up dell’iscrizione al lead magnet
Gli utenti si registrano lasciando il proprio indirizzo email in cambio di una ricompensa specifica, indicata nel modulo di iscrizione. Nella seconda fase del processo di double opt-in, devono confermare l’iscrizione tramite un’email ricevuta nella loro casella di posta.

Se qualcosa va storto e il potenziale cliente interrompe il processo a metà, un messaggio di promemoria interviene per incoraggiarlo a completare l’operazione. Questo tipo di comunicazione serve anche a evidenziare i benefici che l’utente potrà ottenere una volta finalizzata l’iscrizione.

Follow-up post vendita di un prodotto
Uno degli obiettivi principali del marketing è trasformare un cliente che acquista una sola volta in un cliente abituale. Le email inviate dopo una vendita servono proprio a questo: aggiungere valore all’acquisto fatto.

Puoi, ad esempio, chiedere al cliente un feedback sull’esperienza e suggerire altri prodotti che potrebbero interessargli. Inoltre, puoi offrire sconti su articoli complementari per invogliarlo a tornare.

Come fare follow up email

Quando non conosci esattamente il motivo per cui le persone non hanno risposto alla tua email iniziale, è opportuno inviare una comunicazione che offra valore aggiunto, sfruttando questa seconda occasione per catturare la loro attenzione, invece di continuare a sollecitare una risposta.

Un’email di follow-up si differenzia da qualsiasi altra campagna email per tre aspetti principali:

Sequenza e frequenza: non sono inviate una sola volta, ma costituiscono una serie di messaggi programmati con una frequenza specifica. È importante non inviarle troppo frequentemente per evitare di infastidire il destinatario, ma nemmeno troppo raramente, per non perdere il suo interesse. Impostare correttamente la frequenza ci permette di mantenere alta l’attenzione del cliente senza risultare invadenti.
Varietà nell’approccio: ogni nuova comunicazione dovrebbe avere una struttura diversa dalla precedente, pur mantenendo lo stesso messaggio di base. L’idea è di presentare i vantaggi del tuo prodotto o servizio in modi diversi, per far percepire il valore da angolazioni differenti, senza ripetersi.
Sinteticità e chiarezza: A differenza delle newsletter, che possono essere più lunghe e dettagliate, i messaggi di sollecito devono essere concisi e diretti. È importante che il messaggio sia chiaro e immediato, soprattutto quando ci si rivolge a una figura decisionale nell’ambito B2B, dove la brevità e la trasparenza sono essenziali.

Ecco 10 passaggi da seguire quando ti trovi a scrivere email di follow-up per farti notare e ricevere facilmente un feedback:

Scrivi un oggetto chiaro
Usa un tono cortese e professionale
Mantieni il contenuto breve e personalizzato
Spiega il motivo della comunicazione
Dimostra il valore aggiunto
Includi un CTA soft
Mostra gratitudine
Aggiungi una firma con il tuo nome e le tue informazioni di contatto
Rileggi le tue email di follow-up
Invia al momento opportuno

Prima di capire quando è il momento ideale per inviare queste comunicazioni, scopriamo come scrivere una follow up email.

Come scrivere email di follow up

Quando si tratta di scrivere un’email di follow-up efficace, è fondamentale fare attenzione a come ti presenti e a come inviti il destinatario a rispondere. Un messaggio ben scritto può fare la differenza.

Ecco alcuni consigli per creare un follow-up che catturi l’attenzione senza risultare troppo invadente:

Sii breve: come per l’email iniziale, anche il messaggio di sollecito deve essere conciso. Se possibile, cerca di renderlo ancora più breve per mantenere l’interesse del lettore senza appesantire la comunicazione.
Mantieni il messaggio semplice: formula la comunicazione in modo diretto per facilitare una risposta: proprio come nell’email iniziale, è importante che il follow-up sia chiaro e che offra istruzioni facili da seguire o una domanda semplice a cui rispondere, per facilitare la conversazione.
Mantieni la coerenza: assicurati che sia direttamente legato al messaggio precedente. Non dimenticare di ripetere la stessa call-to-action (CTA) dell’email di apertura, per non perdere il filo del discorso e guidare il destinatario verso l’azione desiderata.
Usa un tono naturale: i tuoi messaggi non devono mai sembrare impersonali o automatizzati. Personalizza il tono in base alle caratteristiche del tuo pubblico, utilizzando il loro linguaggio e il modo in cui si esprimono. La comunicazione deve sembrare una comunicazione da parte di una persona reale, non da un robot.
Offri valore: evita che il messaggio sembri solo un promemoria fastidioso per la mancanza di risposta. Inserisci invece qualcosa di utile e prezioso, come una nuova informazione o una risorsa che possa aiutare il destinatario, così che il follow-up diventi un’opportunità per creare maggiore valore.

4 errori da evitare quando si inviano email di follow-up

Evitare gli errori comuni nelle email di follow-up legate alle vendite è fondamentale, poiché può influire notevolmente sulla ricezione del messaggio e sulla probabilità di ottenere una risposta.

Analizziamo alcuni degli errori da evitare per rendere le email più efficaci e coinvolgenti.

Sovraccarico di informazioni
Quando si tratta di email di follow-up, vale il concetto less is more. Se inserisci troppe informazioni in una sola email, rischi di confondere il lettore e di perdere la sua attenzione. Invece di spiegare ogni dettaglio, concentrati su un punto chiave o su un’azione che desideri che intraprenda.

Come evitarlo
Ad esempio, se stai contattando il cliente dopo una demo, evidenzia solo una funzionalità che risolve il problema principale invece di elencare tutto ciò che offre il tuo prodotto. Semplificare le cose aiuta il potenziale cliente a rimanere coinvolto e a fare il passo successivo.
Inviare e-mail troppo frequentemente
Inviare e-mail di follow-up troppo spesso può sopraffare i potenziali clienti e farli sentire bombardati. Questo può causare frustrazione e le tue email potrebbero finire nel cestino o essere contrassegnate come spam. È importante trovare il giusto equilibrio tra rimanere al centro dell’attenzione e rispettare il loro spazio.

Come evitarlo
Cerca di distanziare le email in modo appropriato, dando ai destinatari il tempo di riflettere sulla tua offerta senza sentirsi sopraffatti. Un altro aspetto fondamentale è concentrarsi sempre sul fornire valore con ogni singolo messaggio, affinché i tuoi clienti siano motivati e interessati a ricevere ulteriori comunicazioni. Infine, non dimenticare di riconoscere quando hai già contattato qualcuno, chiedendo gentilmente se hanno bisogno di più tempo o di ulteriori informazioni, per non risultare insistente ma piuttosto disponibile e attento alle loro esigenze.
Incapacità di fornire valore
Uno degli errori più grandi che puoi commettere nelle email di follow-up di vendita è inviarle senza offrire alcun valore. Se la tua e-mail non aiuta il destinatario a risolvere un problema, a rispondere a una domanda o a fornire nuovi spunti, è probabile che venga ignorata. Se non offri valore, le tue email diventano solo un altro elemento nella loro casella di posta, senza alcun vantaggio.

Come evitarlo
Quando scrivi una nuova comunicazione, è fondamentale includere contenuti che possano davvero essere utili per il destinatario, come un consiglio pratico, una risorsa pertinente o una soluzione a un problema specifico. Questo dimostra che tieni conto delle loro esigenze. Cerca di personalizzare il messaggio per far capire che stai rispondendo alle loro necessità particolari, rendendo l’email più rilevante e mirata.

Un’altra strategia efficace consiste nell’aggiungere testimonianze o casi studio, per mostrare come altri clienti abbiano tratto beneficio dal prodotto o servizio offerto. Questo approccio, inoltre, può portare a un aumento delle conversioni e a un maggiore valore complessivo del ciclo di vita del cliente.
Ignorare la personalizzazione
Un altro errore comune è l’invio di email di follow-up generiche e impersonali. Se non si personalizzano le email, queste possono risultare scollegate e irrilevanti per il destinatario, riducendo le probabilità che facciano un’azione. Le persone apprezzano quando riconosci le loro esigenze specifiche o le loro precedenti interazioni con la tua attività.

Come evitarlo
Cerca di personalizzare ogni messaggio. Usa il nome del destinatario e fai riferimento ai dettagli specifici delle conversazioni precedenti o alle richieste, per far sentire che l’email è pensata appositamente per lui. Adatta il contenuto in base ai suoi interessi o alle sfide che sta affrontando, mostrando così che comprendi le sue esigenze. Inoltre, includi raccomandazioni personalizzate, magari basate sul suo comportamento passato o sulla cronologia degli acquisti, per offrire qualcosa di realmente utile e rilevante.