Outreach e Digital PR: come scrivere email d’effetto ed ottenere backlink

Ottenere backlink non è un lavoro facile. Lo specialista di Outreach e di link building lo sa bene! Una cosa è però certa, un’email noiosa non ti farà ottenere mai nulla. Prendiamo quest’email ad esempio: Quante email simili hai letto nel corso della tua carriera come marketer? Sono quasi sicura che la risposta sia: “Troppe!”.  Talmente tante che molte sono finite direttamente nel cestino perché il tempo era poco e le deadline imminenti. Abbiamo sempre meno attenzione da dedicare alle email che riceviamo, perciò la prima email che mandiamo deve avere tutte le caratteristiche di un’email vincente. Questa è una lezione imparata sul campo in anni e anni di esperienza come Marketing Specialist. Le mie prime email erano proprio come quella qui sopra… ammetterlo è difficile,  ma dicono che l’accettazione sia il primo passo perciò condivido questo mio errore volentieri.  Nel nostro campo si scherza spesso dicendo che non facciamo altro che mandare email ogni giorno, e seppur ciò non sia totalmente vero… va detto, in parte lo è!  Per questo motivo se mi capita di leggere un’email diversa, che si distingue, e mi sorprende in qualche modo, la mia giornata lavorativa diventa automaticamente più interessante. Cosa bisogna tenere a mente per scrivere email di Outreach d’effetto? In quest’articolo affronteremo alcuni elementi chiave:

• Consigli utili per scrivere email di Outreach migliori di quella riportata a inizio articolo
• Per quale motivo personalizzare le email è essenziale per creare relazioni con chi le riceve
• L’importanza dell’umorismo e del carisma

Iniziamo subito con qualcosa di essenziale.

La vita del Digital Marketer ha bisogno di humour

La nostra professione è senza dubbio la migliore al mondo, ma può sicuramente essere noiosa di tanto in tanto.   Certo, lo stress e le deadline ci tengono sempre attivi, tuttavia alcune parti del nostro lavoro sono macchinose e non particolarmente ‘fun’.  Io lo so bene! Lavorando da remoto come Content Writer per Packhelp, un’azienda specializzata in packaging personalizzato, passo le mie giornate nella mia stanza a fissare due schermi e creare contenuti senza poter scambiare battute frequenti con i miei colleghi.  Non mi lamento, adoro quello che faccio! Ma ogni tanto la vita lavorativa ha bisogno di brio, di stimoli, di scambi che diano una scossa emotiva a giornate a volte blande e ben poco divertenti. Ricevere un’email diversa, personalizzata, che si distingue, e che mi strappi un sorriso mi renderà felice! Perciò, questo è uno degli obiettivi che pongo per me stessa quando contatto altri marketer o clienti per collaborazioni di vario tipo. 

  Per fare ciò, l’umorismo e il non prendersi troppo sul serio sono entrambe caratteristiche essenziali.  Abbiamo voglia di ridere, di scherzare, di onestà e trasparenza. Nella vita come a lavoro.  Le nostre email devono rispecchiare tutto ciò e mostrare chi siamo! Del resto, se il contatto va a buon fine, avremo diverse altre email da scambiarci prima di ottenere il nostro obiettivo.. quindi dare un’immagine non veritiera di noi stessi è in realtà controproducente, non trovi?

Come scrivere email di Outreach d’effetto ed ottenere backlink: 6 consigli utili

Dopo questa introduzione decisamente troppo lunga, direi che è ora il caso di parlare dei passaggi effettivamente utili per scrivere email di Outreach che ti facciano ottenere backlink, guest post, collaborazioni con influencer o qualsiasi cosa tu voglia (nel limite del possibile, si intende!).

1. Capire chi contattare è fondamentale

È abbastanza facile oggigiorno trovare i contatti che ci servono online. Tuttavia, se il sito dell’azienda in questione non rende questo step ‘easy peasy’, ci sono diversi tool da poter utilizzare. Il mio preferito è Hunter.io: basta inserire il link del sito e questo magico strumento ti darà un elenco di email per ogni componente di quell’azienda o dipartimento.

Una volta ottenuta la lista, bisogna decidere chi contattare! Le possibilità sono spesso molteplici, ma non tutte rappresentano la scelta ideale per raggiungere il tuo scopo. Solitamente, optare per scrivere al dipartimento più affine è la cosa più adatta. Se vogliamo ottenere backlink, i dipartimenti di Marketing e PR sono ideali. Tuttavia, i dipartimenti di Customer Service possono spesso essere una buona opzione! Infatti, questi non sono abituati a ricevere email simili ogni giorno, quindi ci sono maggiori probabilità che le notino e le passino poi a chi di competenza all’interno dell’azienda!  Infine, se ci si sente coraggiosi, si può sempre puntare a scrivere direttamente al CEO. Funziona! È così che ho ottenuto la mia chance di scrivere un guest post qui (shoutout a Mirko per avermi messa poi in contatto con Fabio!) Ad ogni modo, è importante tenere a mente che qualcuno troverà le tue email poco professionali, e tendenzialmente da queste persone non riceverai risposta. Tuttavia, dicono spesso che “il rifiuto è ridirezione”, perciò forse è meglio così! Del resto, chi ha voglia di collaborare con persone troppo serie che non condividono il nostro senso dell’umorismo stellare!

2. Sperimenta con il soggetto della tua email di Outreach

Secondo uno studio, il 47% delle persone decide se aprire un’email in base al suo soggetto. Questa cosa non è sorprendente. Oggi infatti leggiamo il soggetto dell’email in primis, e da li decidiamo o meno di aprire l’email e dedicare 2 minuti della nostra giornata estremamente piena a quel testo. Perciò, se il soggetto non funziona, avrai sprecato tempo. Personalmente, utilizzo spesso a rotazione soggetti per email che so essere d’effetto per l’obiettivo specifico che voglio ottenere.  In generale però, ci possono essere diversi approcci: 

• Andare controtendenza scrivendo come soggetto (nessun soggetto) e provocare sentimenti di nostalgia in chi riceverà la tua email, che ormai non ricorderà nemmeno più i tempi in cui il soggetto dell’email non era per nulla rilevante.
• Puoi mostrarti sicuro di te, pur restando umile: “Un’email che vale la pena leggere!” o “Ti farò una proposta che non potrai rifiutare!” sono opzioni viabili. L’ultima è perfetta per interlocutori che sapete essere grandi fan del “Padrino”! Non ho visto nessuno dei film eppure questo soggetto è un icebreaker che per me ha funzionato in diverse occasioni nel corso degli anni (‘fake it till you make it’, come dicono in inglese!)
• La trasparenza ha sempre il suo perché: “Scambio di link reciproco” e varianti simili sono anch’esse efficaci, nella maggior parte dei casi.

3. Presta attenzione alla struttura della tua email

Il format della tua email è molto importante! Nessuno ha voglia di leggere email troppo lunghe, con un testo accorpato e per nulla invitante. L’aspetto visivo dell’email conta, soprattutto considerando che la tua email è spesso inaspettata e non ha inizialmente valore apparente per chi la leggerà. Perciò, per quanto ovvio, ricordati di lasciare spazi adeguati tra una frase e l’altra, dare rilevanza agli elementi importanti usando il grassetto o sottolineando le parti chiave, e assicurati che l’aspetto della tua email sia funzionale nel complesso.  Creare una struttura per il tuo contenuto che sia invitante è essenziale! Non vorrai mica che la tua email finisca nel cestino al primo sguardo.

4. Vai dritto al punto

L’onestà e la trasparenza sono la chiave per tutto. A questo proposito, è importantissimo rispondere a ipotetiche domande che i tuoi interlocutori avranno: 

Chi sei? Per chi lavori? Perchè mi stai scrivendo? 

Queste sono solitamente le prime 3 che ci balzano in testa quando riceviamo un’email da colleghi marketer.  Perciò, dopo una breve frase introduttiva che catturi l’attenzione e imposti il tono per la tua interazione, sii chiaro e diretto. Vuoi ottenere backlink? Dillo. Vuoi scrivere un post sul loro blog? Proponilo. Qualsiasi sia l’obiettivo, rendilo c r i s t a l l i n o.  Non c’è tempo da perdere, nè voglia di perderne. Spiega chi sei e cosa vuoi ottenere con la tua email in maniera concisa e diretta. Chi riceverà l’email te ne sarà riconoscente e probabilmente sarà più volenteroso di aiutarti ad ottenere backlink o raggiungere il tuo obiettivo, qualsiasi esso sia.  Infine, anche in questo caso, non dilungarti. La voglia di parlare del packaging ecosostenibile che offre Packhelp, o del fatto che sia stata nominata azienda n.1 in Europa nella graduatoria Deloitte Technology Fast 50 2020 è sempre tanta. Tuttavia, questi dettagli non sono sempre rilevanti e spesso allungherebbero le mie email di Outreach, senza aggiungere valore alcuno.

5. Sii coordiale: l’umorismo non è mai sinonimo di maleducazione.

Ricorda che stai cercando di ottenere qualcosa e il tuo obiettivo è fare una bella impressione e catturare l’attenzione, strappando magari un sorriso qua e là. Usare l’umorismo e il carisma come armi non deve mai risultare maleducato. Resta umile, ma determinato e vedrai quante porte ti aprirà il mondo! Questo elemento è importante anche al momento dei saluti iniziali e finali. Sicuramente non vorrai optare per locuzioni tipo ‘Gentile dottore’ e simili, ma va da sè che neanche ‘Bella lì!’ o ‘Ciao cara!’ funziona… Trova il giusto compromesso tra ‘sono una persona amichevole ed alla mano, ma al contempo un professionista di marketing che ti sta proponendo una collaborazione di valore’, mi raccomando! 

6. Personalizza la tua email

Le email personalizzate, di qualsiasi tipo, solitamente vengono aperte più spesso: il 26% in più secondo diversi studi sull’email marketing.  Perciò, se puoi, rendi l’email il più personale possibile.  Una volta deciso a chi mandare l’email, fai un po di sano internet stalking! Grazie alle piattaforme social e LinkedIn potrai scoprire dettagli interessanti da usare per la tua email, senza risultare invadente. Questo consiglio è, a mio avviso, soprattutto rilevante per chi lavora in Influencer Marketing. Gli influencer ricevono centinaia di email al giorno per collaborazioni di vario tipo, e dovendo scegliere, valuteranno aziende che mostrano di tenere ad avere davvero loro per sponsorizzare un prodotto, piuttosto che una figura qualunque. Un’email generalizzata darà l’idea di un brand poco attento ai dettagli e poco interessato all’influencer in questione come individuo, oltre che come mezzo di strumento pubblicitario e potenziale collaboratore. Perciò, fai le tue ricerche e dimostra di sapere a chi ti stai rivolgendo. Farà una differenza enorme, vedrai!

Ho inviato la mia email. Ora?

Follow-up. Follow-up. Follow-up.  Mandare email di follow-up nelle settimane successive è importante! Magari la tua email è vincente, ma la persona che hai scelto di contattare era in vacanza, o troppo impegnata con progetti e deadline imminenti e si è persa il brio di leggere la tua email.  Ricontattali nelle settimane successive e ricorda loro che vuoi ottenere backlink, ed hai una proposta valida da fare! Secondo uno studio, solo il 30% delle persone interessate risponderà alla tua prima email. Diverse altre risponderanno alla seconda, terza, quarta o addirittura, come dimostra il grafico qui sotto, all’ottava email di follow-up. 

Pare che rincorrere le persone non sia una strategia potenzialmente valida solo nel dating! Il succo è, non mandare email di follow-up può precluderti dall’ottenere backlink o la collaborazione che desideri, mentre il margine potenziale di successo nel mandarle è del 70%… quindi non ci sono scuse. Va fatto! 

Ottenere backlink non è mai stato così facile

Ora che ho condiviso alcuni degli accorgimenti a mio avviso necessari per scrivere un’email d’effetto e fare Outreach nel modo efficace, non ti resta che sperimentare!  L’unica cosa da fare è provare: diverse combinazioni di email funzioneranno per diversi scopi e diverse aziende.  Chissà, magari anche tu avrai modo di scrivere un guest post per uno dei blog che leggevi sempre da inesperto di marketing.  Se puoi sognarlo, puoi farlo… o meglio, se ci provi, magari ci riesci!